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Quais são as validações na autorização da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) realizadas pela Secretaria da Fazenda?

Na recepção de cada NF-e pela Secretaria da Fazenda, para fins de autorização de uso, é feita validação dos seguintes quesitos (Ajuste Sinief nº 7/2005):

a) assinatura digital - para garantir a autoria da NF-e e sua integridade;

b) formato de campos - para garantir que não ocorram erros de preenchimento dos campos da NF-e (por exemplo, um campo valor preenchido com letras);

c) numeração da NF-e - para garantir que a mesma NF-e não seja recebida mais de uma vez;

d) emitente autorizado - se a empresa emitente da NF-e está credenciada e autorizada a emitir NF-e na Secretaria da Fazenda; e

e) regularidade fiscal do emitente - se o emissor está regularmente inscrito na Secretaria da Fazenda da unidade federada em que estiver localizado.

O fato de uma NF-e estar com seu uso autorizado pela Secretaria da Fazenda significa simplesmente que a Sefaz recebeu uma declaração da realização de uma determinada operação comercial a partir de determinada data e que verificou previamente determinados aspectos formais (autoria, formato e autorização do emitente) daquela declaração, não se responsabilizando, em nenhuma hipótese, pelo aspecto do mérito dela, que é de inteira responsabilidade do emitente do documento fiscal.

No momento da validação sejam detectados erros ou problemas no reconhecimento da autoria ou da integridade do arquivo digital, no formato de campos, na numeração ou com o credenciamento do emitente, a NF-e será rejeitada, não sendo gravada no banco de dados da Sefaz. Nesse caso, a numeração da NF-e rejeitada ainda poderá ser utilizada.

Ao rejeitar uma NF-e, a Sefaz sempre indicará o motivo da rejeição na forma de códigos de erros e a respectiva mensagem de erro. Esses códigos podem ser consultados no Manual de Integração - Contribuinte, disponível no Portal Nacional da NF-e.